Logiciels de gestion d’actifs tout-en-un pour les gérants d’immeubles

Le Royaume-Uni possède l’un des secteurs de l’immobilier les plus dynamiques d’Europe. Les prix des maisons sont en hausse de 10% sur l’année, et certaines estimations suggèrent que le marché de la gestion immobilière représente désormais 7,5% du PIB. Une demande robuste, une approche progressive de l’externalisation et un taux d’intérêt bas ont contribué à offrir à ce secteur de l’économie de belles perspectives.

Cependant, sous l’optimisme de surface, il y a des problèmes sous-jacents. Même sans Covid-19, qui a imposé de nouvelles restrictions à la proximité physique et créé de la complexité administrative, il existe une incertitude autour du Brexit, qui a créé des perturbations pour la main-d’œuvre et de nombreux commentateurs remarquent des pénuries de compétences dans des domaines clés.

Au milieu de ce brouillard d’incertitudes, la digitalisation peut être un phare. En particulier les outils permettant d’automatiser les tâches fastidieuses, d’augmenter la productivité et de contrôler ses coûts.

Dans cet article, nous parlerons de la façon dont les solutions d’inventaire et suivi d’entretien peuvent aider les gestionnaires d’immeubles. Nous analyserons :

● Les différents types d’actifs que les sociétés immobilières ou syndics doivent gérer
● Les défis et les exigences uniques de chacun
● Comment les outils d’inventaire et suivi d’entretien d’immeubles peuvent faciliter leur activité, en particulier les outils tout-en-un

Les actifs à gérer dans l’immobilier

On peut distinguer quatre catégories principales :

1. Biens, murs et installations d’immeuble

   Bien évidemment, il y a les biens immobiliers eux-mêmes. Qu’ils s’agisse de propriétés pour les particuliers, de bureaux, commerces ou sites industriels, ils possèdent leurs propres caractéristiques et modes de gestion contractuelle. Dans tous les cas, pour les biens en location ou les franchises, les gestionnaires doivent suivre les revenus locatifs et contrôler les coûts (financiers, entretien, consommation énergétique etc.).

2. Infrastructures et systèmes

   Le bâtiment lui-même doit être entretenu avec tous les systèmes qu’il intègre, notamment des chaudières, des systèmes de chauffage et de climatisation, des conduites d’eau, des installations électriques, dispositifs de sécurité etc. Il en va de même pour les extérieurs tels que les jardins, ou piscines. La maintenance préventive et les inspections réglementaires doivent être effectuées dans les temps et la maintenance corrective, si elle est gérée manuellement (papier ou fichier excel) peut vite devenir difficile à suivre. D’autre part, quand on sait que le poste entretien représente environ 70% des coûts d’un immeuble sur toute sa durée de vie, on comprend qu’il est indispensable de les contrôler, de préférence en temps réel.

3. Meubles et équipement

   Pour les locations meublées, les décorations, équipements et meubles du bien immobilier doivent être inventoriés, entretenus et renouvelés au bon moment afin de fournir un service de qualité à ses occupants et éviter des surcoûts inutiles. Maintenir un inventaire à jour des biens de l’immeuble est important afin de l’évaluer financièrement de façon précise. Pour les gestionnaires de plusieurs propriétés, cela peut aussi s’avérer pratique pour leurs opérations, dans les cas où les meubles sont déplacés d’une propriété à l’autre et qu’il y a un besoin de traçabilité.

4. Petits objets et fournitures

   Ustensiles de cuisine, linge de lit mais aussi les produits nécessaires pour fournir le service de nettoyage… Ces éléments doivent être comptabilisés et il est important de suivre – ou mieux d’anticiper – la disponibilité du stock pour offrir un service de qualité aux locataires ou aux clients.

Pour gérer efficacement chacun de ces différents types d’actifs, les entreprises doivent automatiser les activités suivantes :

1. Inventaire précis et à jour

   Ceci est crucial pour tous les types d’actifs. Les gestionnaires doivent tenir un inventaire à jour des biens et de leur contenu avec une description complète et l’information d’emplacement. Ils doivent également suivre leur cycle de vie afin de pouvoir les renouveler au moment optimal.

2. Positionnement à jour (voire en temps réel)

   Afin de faciliter les opérations d’entretien, il est important de tenir à jour l’information de l’emplacement des meubles et installations de l’immeuble.
   Il peut être utile de géolocaliser en temps réel les équipements mobiles les plus coûteux (ex: outillage, caméras 3D) pour prévenir les pertes ou les vols.

3. Relevés des compteurs et suivi de la consommation énergétique

   Tout signe de consommation inhabituelle doit être rapidement détecté, à la fois pour entreprendre des travaux de réparation indispensables (par exemple si la consommation est causée par une fuite) et en imputer le coût aux locataires le cas échéant.

4. Suivi des stocks

   Le gestionnaire doit aussi suivre le niveau de stock de tous les petits articles, fournitures et consommables nécessaires pour fournir les services de location, nettoyage ou entretien du bien. Si ces éléments ne sont pas disponibles, cela peut impacter la qualité du service au locataire.

5. Connaître la validité de la garantie des différents actifs

   Tenir à jour l’information de garantie pour les équipements et installations de divers biens immobiliers peut devenir un vrai casse-tête. Pourtant cette information est importante car elle peut éviter des surcoûts de réparations ou sinistres.

6. Automatisation du suivi des activités et coûts de maintenance

   Il est important de planifier et effectuer dans les temps la maintenance préventive et les inspections réglementaires afin d’éviter des surcoûts et des amendes d’infraction.
   Les gestionnaires doivent aussi coordonner les différents intervenants de la maintenance corrective, contrôler les heures effectuées ou les coûts facturés afin de pouvoir les refacturer au locataire le cas échéant.

De plus, les entreprises de gestion immobilière peuvent disposer d’une flotte de véhicules qu’elles souhaiteront géo-localiser afin d’optimiser leurs opérations. Elles devront également suivre certaines activités consommatrices en temps telles que les affectations, l’entretien, les sinistres, les contrats de financement etc.

Pourtant, beaucoup d’entreprises de gestion immobilière et syndics, fonctionnent encore au papier-crayon ou fichiers excel. Cela peut marcher un certain temps mais devient ensuite un véritable frein à la productivité et au service client quand la PME atteint une certaine taille. D’autre part, les difficultés financières générées par la crise de Covid-19 ont contraint de nombreuses entreprises à réduire leurs effectifs ; elles doivent désormais apprendre à travailler à distance efficacement.

Aujourd’hui, chaque membre de l’entreprise doit être productif et doit accéder aux informations nécessaires pour collaborer où qu’il soit.

Où les logiciels d’inventaire et suivi de maintenance rentrent en jeu

Une grande partie des responsabilités des gestionnaires d’immeubles repose sur le suivi des différents actifs décrits ci-dessus, il n’est donc pas surprenant qu’ils privilégient les logiciels de gestion d’actifs pour leur faciliter le travail au quotidien.

Ces logiciels leur permettent aussi de remonter beaucoup d’informations utiles (position, pannes, télémétrie etc.) provenant des différents actifs, grâce aux fonctionnalités IdO qui peuvent être disponibles.

Alors, comment choisir un logiciel de suivi d’inventaire et d’entretien pour votre activité ? Voici quelques critères principaux à prendre en compte :

Inventaire mobile et positionnement temps réel

• L’outil permet de construire et maintenir son logiciel sur site, grâce à une application mobile. Il permet de lister tous types d’immeubles ainsi que toute la hiérarchie de leur contenu (bâtiment, installations, meubles, etc.) et de leurs composants.
• Il est possible d’indiquer leur emplacement (parfois sur plan de l’immeuble) voire même d’utiliser des traqueurs GPS pour suivre la position de certains équipements mobiles en temps réel.

Automatisation de la planification des tâches et des flux de travail

• Le logiciel est collaboratif : il permet au gestionnaire, ses équipes, les différents prestataires ou les occupants/locataires d’interagir à tout moment.
• Il permet d’automatiser des flux de travaux complets, grâce à des notifications et des actions qui peuvent être déclenchées automatiquement. Par exemple : un occupant peut faire une demande d’intervention avec photo qui sera automatiquement affectée au bon technicien qui pourra mettre à jour le statut de la demande jusqu’à ce qu’elle soit résolue.

Gestion financière granulaire

• Le logiciel permet de suivre et contrôler  les heures effectuées par ses équipes ou ses prestataires.
• Il permet de suivre  tous les contrats et coûts liés à l’entretien de l’immeuble et de les facturer au locataire/occupant.
• Certains logiciels de gestion d’actifs permettent également de suivre les contrats de baux et de calculer les revenus locatifs.

Remontée automatique des données des équipements

• La solution permet de connecter l’immeuble et ses équipements (ou peut s’intégrer à des capteurs existants) afin de remonter automatiquement des informations sur le fonctionnement des équipements, les pannes, la consommation énergétique et autres informations de télémétrie utiles.
• Ces données peuvent alors être exploitées pour prendre des décisions très rapidement voire même anticiper les pannes et les anomalies d’utilisation grâce à l’analyse prédictive utilisant les techniques de l’Intelligence Artificielle.

La dernière frontière : les logiciel intelligents de gestion d’actifs

Il existe des logiciels de gestion d’actifs tout-en-un permettant aux responsables d’immeuble de gérer efficacement le large éventail d’actifs que nous avons décrits précédemment. Les fonctionnalités clés couvrent le suivi de l’inventaire de ces actifs, leur cycle de vie et leur maintenance, mais elles permettent également la planification des ressources humaines nécessaires à l’entretien de l’immeuble ainsi que la gestion financière complète (les coûts, la facturation et les revenus).

Désormais, chaque membre d’équipe (gestionnaire, agent de nettoyage, technicien etc.) peut saisir ses informations, les partager et collaborer en temps réel avec le reste de l’équipe. L’ensemble des données est consolidé dans un endroit central, plutôt que de créer des silos d’information.

Des questions simples auxquelles il était difficile répondre deviennent alors faciles. Qu’est ce que j’ai dans telle propriété ou à tel étage/chambre ? Combien me coûte réellement cette propriété ? Vous n’avez plus à passer des heures à chercher et analyser ces informations dans des feuilles excel et/ou dans différentes applications. Un logiciel de gestion d’actif tout-en-un vous permet d’y répondre dans l’instant en jetant un œil sur votre smartphone entre deux rendez-vous ou dans le confort de votre lit.

Nous pensons que c’est l’avenir pour la gestion d’activité immobilière. C’est facile, collaboratif, mobile et en temps réel. Le secteur a beaucoup fonctionné avec un effectif de personnel important pour les opérations mais la pandémie de Covid change la donne. Un logiciel de gestion d’actifs connecté et intelligent peut contribuer à votre croissance et vous différencier des concurrents du secteur.

Comment Bulbthings peut vous aider

Bulbthings propose une application cloud à 360° de gestion de parc d’immeubles et équipements pour les PME. Elle est simple d’utilisation, modulaire et offre la tranquillité d’esprit de pouvoir maîtriser toutes les problématiques liées à ses différents actifs dans un seul outil.