Solutions tout-en-un : la nouvelle génération de gestion d’actifs pour les PME

Selon une étude sortie en mars dernier et menée par Reportlinker, société d’analyse de données, il est probable que le marché mondial de la gestion d’actifs d’entreprise (EAM ou Entreprise Asset Management) double de valeur au cours des cinq prochaines années. Les analystes prévoient ainsi une valorisation de 5,5 milliards de dollars en 2026, contre 3,3 milliards en 2020. Un bond prodigieux, c’est le moins que l’on puisse dire.

Il serait facile de conclure que cette croissance est uniquement une des conséquences du Covid-19, et à la gigantesque transition vers le télétravail que la pandémie a entraînée. Nous avons en effet constaté la manière dont les entreprises se sont restructurées et comment les opérations de gestion se sont numérisées (en tout cas pour celles dont ce n’était pas déjà le cas). Face à cette nouvelle réalité, la gestion d’actifs d’entreprise a de toute évidence un rôle essentiel à jouer.

Ceci dit, ses avantages dépassent largement le cadre de la pandémie. Le changement était déjà en place, et la pandémie n’a fait qu’accélérer son développement. Dans le monde d’aujourd’hui, que ce soit à distance ou en entreprise, avec la contrainte du confinement ou non, une gestion efficace du parc matériel peut avoir un impact non négligeable sur la croissance de l’entreprise.

Et les solutions tout-en-un portent ces avantages à leur paroxysme.

Un monde nouveau et agile

Même au temps plus favorable précédant le Covid-19, la gestion d’actifs d’entreprise était déjà bien ancrée dans le monde des entreprises multinationales. Ces grandes corporations avaient besoin de gérer leurs actifs à travers le monde d’une manière à la fois pointue et accessible. L’EAM constituait ainsi la solution toute désignée.

Les PME font désormais le même constat. À la suite de la pandémie, elles s’efforcent de se réorganiser afin de faire face à un monde plus dispersé que jamais, mais aussi davantage connecté. Les petites entreprises ont des employés répartis sur des dizaines, voire des centaines de kilomètres. Parallèlement, le développement constant des technologies numériques nous oblige à être plus rapides que jamais : un temps d’arrêt signifie être devancé par la concurrence. Les PME sont appelées à améliorer leur productivité, à avoir une vision globale de leurs coûts et à optimiser leur service à la clientèle, tout simplement pour pouvoir rester à la hauteur de leurs concurrents.

L’Internet des objets constitue un vivier d’opportunités. En utilisant des appareils IdO, il est possible d’entretenir un parc d’équipements et de machines tout en travaillant à distance. Plus de 80% des entreprises affirment avoir amélioré leur efficacité grâce à la technologie IdO, et plus les appareils seront connectés, plus ces gains seront importants.

Les PME ont toutefois besoin de solutions technologiques capables d’exploiter les données remontées à partir de ces technologies et de fournir l’information nécessaire à la gestion opérationnelle et financière de leur flotte de matériels et véhicules.

Tout comme les grandes multinationales avant la pandémie, elles découvrent les avantages de l’inventaire de ses matériels et du suivi de leur parc d’équipements professionnels.

Les plateformes de gestion de parc matériel et automobile sont synonymes de rapidité. Non seulement elles nous aident à accélérer nos opérations, mais elles évitent les problèmes susceptibles de nous ralentir. Elles nous préviennent lorsque nos systèmes doivent être mis à niveau ou réparés, avant que ceux-ci ne tombent en panne. Enfin, elles anticipent les pénuries de main-d’œuvre.

L’inventaire, les achats, les contrats, la gestion financière, les analyses de performances, les systèmes de connaissances… La gestion de parc accélère tous ces processus, permettant une rationalisation à l’échelle de l’entreprise sur tous les aspects, depuis la disponibilité de matériels et véhicules jusqu’à l’entretien des machines ou des locaux, avec des mises à jour et des alertes en temps réel.

Le casse-tête des PME

Actuellement, le nombre de technologies utilisées constitue l’un des rares freins au suivi de parc de matériels d’entreprise.

À mesure que le secteur de la gestion de parc a pris de l’ampleur, le nombre de solutions s’est multiplié. Au départ, la gestion d’actifs ne proposait qu’un petit nombre d’options logicielles, principalement destinées aux industries lourdes telles que celles l’énergie ou de l’industrie. Depuis, de nombreuses solutions spécialisées sur certains aspects de la gestion d’actifs se sont multipliées. Pour n’en citer que quelques unes :

• Systèmes d’inventaire et de traçabilité afin de déterminer la localisation des matériels, leurs utilisateurs et leur disponibilité de stock.
• Systèmes de gestion de la maintenance par ordinateur (GMAO) afin de gérer les tâches de réparation et d’entretien grâce à un système centralisé.
• Systèmes de gestion de flotte de véhicules afin de gérer les affectations, l’utilisation, l’entretien, l’administratif (ex : amendes, sinistres), et les coûts.
• Gestion des infrastructures et des biens immobiliers afin de rationaliser tous les aspects de gestion et d’entretien du portefeuille immobilier d’une entreprise.
• Suivi en temps réel des données concernant les équipements ou véhicules à l’aide de dispositifs IdO afin de suivre la localisation, l’utilisation et l’état des actifs, de manière centralisée.

Tous ces systèmes sont en soi utiles, mais le domaine de la gestion d’actifs est devenu quelque peu disparate : de nombreuses petites entreprises souhaitant abandonner leur fichier Excel (peu fiable et limité en fonctionnalités pratiques) sont perdues face au choix d’un outil adapté à leur activité. Et si elles souhaitent exploiter les données en temps réel, elles devront sans doute installer une solution IdO spécialisée, laquelle peut ne pas être connectée aux systèmes susmentionnés. En toute logique, il s’ensuivra un gaspillage d’efforts et de coûts et en même temps des risques de ralentissement de l’activité des entreprises.

Ces retards ne sont pas envisageables dans le monde de l’après-Covid ; pour obtenir un avantage concurrentiel, elles doivent éliminer les redondances et maximiser les systèmes qu’elles utilisent. D’autre part, une vue consolidée  de toutes les données liées à leurs actifs leur fournit un niveau d’information plus riche, qui facilite la prise de décision quant à leurs opérations et leurs coûts.

Prenons l’exemple d’une entreprise dans le secteur du bâtiment. Cette société peut disposer d’un logiciel spécialisé de gestion de flotte de véhicules, permettant aux responsables de suivre la disponibilité et les coûts importants que génère leur parc d’engins et voitures. Une autre technologie IoD permettra de remonter des données de géolocalisation en temps réel afin d’éviter les vols et les pertes sur les chantiers et suivre leurs opérations dans l’instant. Cette société peut également avoir besoin d’un logiciel capable d’assurer le suivi de son outillage et petits matériels, que ce soit pour  les prêts de matériels par les techniciens ou encore le contrôle de ses EPI (Equipement de Protection Individuelle) gérés à l’unité (ex : vêtements de protection) ou en quantité (ex : consommables masques, gants).

De même, une société de services informatiques peut investir dans une solution de suivi de son parc de matériels informatiques. Autant dire un élément essentiel de la fonction principale de son activité. Toutefois, à mesure que son activité augmente, afin de gérer efficacement ses opérations et ses dépenses, cette même entreprise aura également besoin d’une solution pour suivre son matériel ou meubles de bureaux, l’entretien de ses locaux, ou encore pour suivre le parc des véhicules des techniciens.

En l’absence d’un système global, ces entreprises devront investir dans différentes solutions, ce qui est à la fois coûteux et inefficace pour le personnel concerné.

Vers le tout-en-un

Nous estimons ainsi que la nouvelle réalité post-Covid sera définie non pas par des solutions de gestion de parc spécialisées, mais par des logiciels tout-en-un. Ces plateformes universelles permettent aux entreprises de centraliser tous leurs actifs en un seul endroit – qu’il s’agisse d’outils, d’équipements, de véhicules, de locaux ou autres – garantissant ainsi une cohésion totale des tâches et une vision globale de la situation du parc de l’entreprise. Ainsi, différents personnels peuvent collaborer au sein de la même plateforme selon leurs rôles pour suivre et analyser les différentes informations liées au parc d’équipements de l’entreprise : gestion quotidienne dans le cadre de leurs opérations ou leur service client, gestion administrative ou liées aux achats, ou encore la gestion financière (ex : contrats, coûts).

Dans le nouveau monde du travail à distance, où les coéquipiers se trouvent à des centaines de kilomètres les uns des autres sans forcément avoir de contact physique, ce type de visibilité global joue un rôle déterminant.

Par ailleurs, les logiciels tout-en-un se doivent d’être modulaires. Cela permet aux PME d’être réellement agiles, en adaptant leur technologie en fonction de leurs besoins qui évoluent avec leur croissance ou les circonstances de leur marché.

Une gestion efficace de leur parc d’actifs est un véritable atout pour les PME : le suivi des tâches quotidiennes et l’analyse des données pour prendre les bonnes actions à temps, s’en trouvent simplifiées, de sorte qu’elles peuvent prendre une longueur d’avance sur leurs concurrents moins flexibles et moins mobiles.

Dans le monde pré-Covid-19, ces avantages étaient importants. Ils sont aujourd’hui devenus essentiels.

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