Comment suivre mes équipements de bureau après covid19 ?

Suite à la pandémie de Covid-19, la notion de bureau telle que nous l’entendions a fondamentalement changé. Autrefois lieu de cloisonnement rigide et d’horaires de travail standards, le bureau est aujourd’hui devenu un espace de liberté et de flexibilité, où les employés viennent collaborer en fonction de leurs besoins. Les équipes vont et viennent quotidiennement et s’adaptent aux besoins changeants de l’entreprise ; l’idée d’espaces de travail fixes pour un nombre déterminé de personnes semble désormais quelque chose d’aussi démodé que les télécopieurs et les disquettes.

Cette évolution des responsabilités entraîne des défis, mais également des libertés. Le développement du travail à distance signifie que nous devons suivre nos équipements informatiques et nos fournitures de bureau à distance, ce qui fait mécaniquement augmenter les risques de vol, de dommages et de tout autre problème susceptible de nuire à notre activité.

Nous allons vous montrer dans cet article comment les logiciels de gestion de parc de matériel, en particulier la nouvelle génération d’applications tout-en-un, peuvent vous permettre de gérer les ressources essentielles de votre espace bureau – votre matériel informatique, votre mobilier et vos locaux. Nous montrerons plus précisément comment cette avancée numérique de pointe peut vous permettre de :

• Localiser les actifs en temps réel
• Simplifier les processus de prêt de matériel
• Suivre le stock et les inventaires
• Automatiser les activités de maintenance corrective et préventive

Le nouveau défi

Nous savons tous que le travail à distance a augmenté au cours de la pandémie. Selon le Bureau des statistiques nationales du Royaume-Uni, le nombre de personnes travaillant à domicile, au moins partiellement, a augmenté de près de 10 points de pourcentage en 2020. La situation est la même dans toute l’Europe ; quel que soit le pays, un grand nombre de personnes travaillent désormais à distance.

Fait moins connu, nos fournitures professionnelles deviennent également plus chères en raison des interruptions de la chaîne d’approvisionnement mondiale. 

La pénurie mondiale de puces à semi-conducteurs a fait grimper le prix des ordinateurs portables et autres matériels informatiques jusqu’à 50 dollars. Parallèlement, la baisse de la capacité de production mondiale a fait exploser le coût du papier. L’augmentation des frais d’expédition signifie que les chaises et bureaux ont brusquement vu leurs prix s’envoler.

Même si vos locaux sont déjà bien approvisionnés, ces augmentations de prix ne sont pas sans conséquences. Si vos équipements tombent en panne, viennent à manquer ou disparaissent soudainement, leur remplacement coûtera beaucoup plus cher qu’auparavant (et si vous fournissez des équipements supplémentaires à vos collaborateurs à distance, le coût sera encore plus élevé).

Nous devons donc gérer nos actifs de façon plus rigoureuse. Et cela implique de comprendre les principaux types d’actifs que nous avons à gérer :

Comme vous pouvez le constater, ces différents actifs créent un certain nombre de défis particuliers en matière de suivi et de partage l’information,  d’automatisation de processus et d’analyse pour l’optimisation des services et coûts pour l’entreprise. Pour toute entreprise, en particulier une PME aux ressources limitées, ils représentent un temps considérable et des surcoûts éventuels non négligeables.

Désormais, le télétravail complique davantage les choses. Les responsables administratifs doivent suivre les prêts et l’entretien de matériel de collaborateurs qu’ils ne voient plus en personne, rendant la méthode manuelle au papier-crayon impossible.

L’utilité des applications de gestion de parc matériel

Les solutions modernes de gestion des parcs d’équipements sont conçues pour être accessibles via des applications mobiles très pratiques. Elles comprennent souvent des fonctionnalités d’équipement connecté utilisant l’Internet des objets (IdO) pour obtenir des informations en temps réel sur les équipements.

D’ici 2025, plus de 30 milliards d’appareils seront connectés à l’IdO.

Les boitiers IdO peuvent être utilisés pour toutes sortes d’équipements de bureau et d’infrastructures de bâtiments. Outre la localisation GPS des équipements, ces capteurs peuvent remonter des informations de télémétrie (ex : température, humidité), l’état de fonctionnement ainsi que les pannes. Autant d’informations utiles qui peuvent être consultées en temps réel pour gérer son parc de matériel efficacement.

Un logiciel de gestion de parc matériel moderne offre d’autres fonctionnalités qui facilitent considérablement le travail du gestionnaire :

1. Fluidification des flux de travail

   Les logiciels d’aujourd’hui sont vraiment faciles à utiliser et permettent d‘automatiser tous les échanges entre les différents participants à la gestion des actifs tels que le(s) gestionnaire(s), les collaborateurs ou utilisateurs des matériels et les fournisseurs de service. Il est possible d’envoyer et recevoir des notifications et de prendre les actions nécessaires depuis n’importe où, en quelques clics.

2. Collaboration mobile

   Grâce aux tags (ex : codes QR) et à la reconnaissance d’images, les applications de gestion des parcs d’équipements facilitent les tâches directement sur le terrain. Il est possible de scanner l’équipement et de prendre des actions comme la mise à jour de l’inventaire, faire un prêt  (avec bon de sortie/retour) ou encore faire une demande d’intervention, tout en prenant des photos avec son smartphone.

3. Localisation, traçabilité et planning

   Un logiciel de gestion de parc permet de rechercher et visualiser l’emplacement de ces actifs et ses utilisateurs. Que ce soit sous forme de carte interactive (géographique ou plan d’immeuble selon les cas), de planning dans le temps ou de simples listes/tableaux, cette information est automatiquement mise à jour et disponible, avec un historique complet et détaillé.

4. Puissance d’analyse

   Les applications récentes sortent des états, graphes et KPIs dynamiques et permettant non seulement de visualiser l’information mais aussi de descendre dans la donnée de manière interactive. Elles utilisent aussi les algorithmes sophistiqués de l’intelligence artificielle pour discerner des tendances et prévoir des pannes ou des surcoûts éventuels afin de prendre les bonnes actions dans les temps.

5. Remontée d’information en temps réel des équipements connectés

   Les logiciels de gestion de parc modernes permettent aussi de connecter certains équipements afin de remonter certaines informations en temps réel. Il est possible de savoir l’emplacement exact d’un équipement ou de recevoir une alerte lorsqu’un équipement est en dehors d’un périmètre défini. D’autres capteurs permettent de remonter les données permettant de suivre les conditions ambiantes des bureaux et leur consommation énergétique.

6. Intégrations avec d’autres systèmes

   Les applications de gestion de parc s’intègrent facilement avec d’autres systèmes clés de votre PME telle que votre logiciel comptable ou RH.

Les logiciels de gestion de parc d’équipements permettent aux personnes responsables de l’entretien des locaux (souvent les Services Généraux) de se rapprocher de l’objectif de la maintenance prédictive, c’est-à-dire de résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

En utilisant les données riches et en temps réel remontées dans la plateforme de suivi des équipements, les algorithmes intelligents peuvent anticiper le moment où les machines ou les équipements clés sont susceptibles de nécessiter des réparations afin de programmer leur entretien de manière proactive. Les avantages sont considérables : il est possible de gérer les actifs de manière à anticiper la panne de certains équipements et  d’éviter les remplacements coûteux.

Certaines études ont montré que plus de 80% des entreprises subissent des interruptions de service. En faisant partie des autres 20%, vous avez un avantage sur vos concurrents.

La prochaine étape de la gestion des équipements : le tout-en-un

Une nouvelle génération d’outils de gestion de parc matériel peut accompagner la PME sur la durée et permettre ainsi un ROI bien plus important.

La première génération de solutions globales de gestion d’actifs étaient coûteuses et  complexes car destinées aux grandes entreprises des industries lourdes comme l’énergie ou l’industrie. Une seconde génération de solutions clouds a vu le jour, prenant le parti de se spécialiser sur une problématique de la gestion d’actifs. On trouve alors des outils de suivi d’inventaire et de stock, des outils de GMAO ou encore des logiciels de gestion de flotte véhicules d’entreprise.

Aujourd’hui, il n’y a plus à choisir entre la puissance d’une solution tout-en-en (permettant de gérer tous les actifs de l’entreprise sur tout leur cycle de vie) et la facilité d’utilisation des outils cloud plus récents. Des technologies web plus récentes (apparues avec les nouveaux géants de la tech comme Google, Amazon etc.) ont permis l’émergence de logiciels à la fois puissants, flexibles et abordables pour les PME, couvrant toute la gestion opérationnelle et financière de toutes les familles d’actifs de l’entreprise, adaptés à chaque secteur d’activité.

Cela présente plusieurs avantages :

Bien entendu, il y a le gain de temps et d’argent dans le recherche de différents outils pour résoudre les nouveaux problèmes qui apparaîtront autour des actifs de la PME qui développe son activité. Ce qui est moins visible c’est le temps qu’il faudra investir pour la mise en place de ces différents outils, notamment le temps et l’effort requis pour entrer les mêmes données de référence (ex : les emplacements ou la structure organisationnelle des actifs, les utilisateurs etc.) dans les différents outils.

Une solution tout-en-un offre surtout  un niveau d’information supplémentaire. Il devient possible de répondre à des questions simples comme : Quels sont tous les équipements et véhicules d’un collaborateur ? Quels sont tous les équipements et installations dans tel site ou telle pièce ? Combien coûtent les actifs de l’entreprise par collaborateur ? Par site ? Fini les heures à réconcilier les données de différents fichiers excel, outils et portails fournisseurs pour sortir une réponse approximative.  La réponse exacte à ses questions est accessible à tout moment en 2 clics depuis votre bureau ou de votre canapé.

Vous pouvez enfin comprendre le coût réel de l’ensemble de vos actifs.

Les marges bénéficiaires des entreprises sont actuellement très faibles, en particulier pour les petites entreprises. En 2020, la marge bénéficiaire moyenne d’une PME n’était que de 11 000 £. Aujourd’hui pour surmonter les difficultés de la pandémie, plus que jamais, chaque centime doit compter.

En comprenant le véritable impact financier de tous nos actifs – leur productivité, leur utilisation, leur coût de maintenance – nous sommes en mesure de tirer le maximum de valeur de chacun des actifs à notre disposition. Et si le fonctionnement de nos bureaux a changé, celui de nos entreprises demeure le même : le profit et l’efficacité restent encore et toujours les clés de voûte de la réussite.

À propos de Bulbthings

Bulbthings est l’outil intelligent à 360° de gestion de parc d’actifs pour les PME. Notre application facile, modulaire et abordable vous permet d’automatiser le suivi de votre parc de matériel informatique, vos véhicules, vos équipements de bureau et l’entretien de vos locaux facilement. Pour en savoir plus, cliquez ici.