Les outils de productivité et de collaboration incontournables pour les PME en 2021

La transition vers le télétravail a créé d’énormes défis pour toutes les entreprises, et plus particulièrement pour les petites entreprises. Environ quatre PME sur cinq ont mis en place des procédures de travail à distance depuis le début de la crise du Covid-19 en mars dernier, et un grand nombre d’entre elles ont dû placer l’ensemble de leurs activités sur une plateforme virtuelle, ce qui a fondamentalement changé leur mode de fonctionnement.

Les outils de productivité et de collaboration sont désormais incontournables dans ce nouvel environnement. Grâce à ces technologies, nous pouvons préserver l’esprit d’entreprise, maintenir l’engagement des employés et minimiser les sensations d’éloignement et de solitude (la moitié des employés de PME affirment que le travail à domicile a un impact négatif sur leur santé mentale, il est donc clair que sur ce point de nombreuses solutions sont encore à trouver).

Fort heureusement, la vague d’innovations numériques qui a précédé la crise du Covid-19 nous permet de disposer d’un ensemble complet de technologies pour faciliter cette transition. Des outils comme Zoom, Slack et Microsoft Teams nous permettent déjà de rester en contact avec nos collègues (et de nous affranchir de la messagerie électronique, une technologie qui a tendance à encombrer à la fois nos écrans et nos esprits). Nous assistons également à un véritable engouement pour les logiciels en ligne de suivi de tâches et projets, qui nous permettent de collaborer facilement à distance. Enfin, nous voyons désormais apparaître des solutions de gestion de la relation client (CRM) peu coûteuses et adaptées aux PME, telles que HubSpot et Marketo.

Mais à mesure que nous nous adaptons à la nouvelle réalité, et que nous mettons en place le travail à distance sur le long terme, il apparaît nécessaire de créer une structure de commande centrale pour nos entreprises. Une plateforme unique rassemblant les informations sur nos activités et nous permettant d’automatiser le plus grand nombre possible de processus répétitifs, afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Nombreux sont ceux qui affirment que les solutions de planification des ressources des entreprises (Entreprise Resource Planning, ou ERP) apportent la réponse à ce problème. Les solutions ERP permettent aux entreprises d’intégrer et d’harmoniser leurs principaux processus commerciaux et, tout comme la gestion de la relation client (CRM), ce secteur se démocratise grâce à des produits plus abordables, tels que Microsoft Dynamics et SAP Business One.

Les avantages de l’ERP sont considérables : nous savons, par exemple, qu’environ 95% des entreprises ayant adopté une solution ERP constatent une amélioration notable de leur flux de travail. En revanche, chez Bulbthings, nous sommes convaincus que la nouvelle génération de solutions de gestion d’actifs de l’entreprise offre des avantages potentiels encore plus conséquents pour certaines PME.

Des actifs, pas des processus

Les solutions de gestion d’actifs (Enterprise Asset Management, ou EAM) ont longtemps été négligées par les petites entreprises pour des raisons de coût et d’accessibilité. Une nouvelle génération de services de gestion d’actifs est désormais disponible, hébergée dans le cloud et commercialisée spécifiquement pour les petites entreprises, éliminant ainsi les éventuelles barrières à l’entrée qui pourraient encore subsister.

On pourrait penser que les solutions ERP et EAM effectuent des tâches similaires. Après tout, les deux sont conçues pour gérer les ressources fondamentales des entreprises. Il existe cependant une différence de taille : alors que les solutions ERP fournissent une plateforme centralisée pour les processus de base des entreprises, les solutions EAM fournissent une plateforme centralisée pour les actifs des entreprises – équipements, outillage, meubles, véhicules, engins, machines,  immobilier etc. – et ceux-ci sont bien souvent encore plus importants pour une entreprise.

Contrairement aux processus, les actifs engendrent leurs propres coûts immédiats et peuvent avoir des conséquences directes sur le résultat net de l’entreprise. Si des équipements tombent en panne ou disparaissent, le préjudice financier pour une petite entreprise peut être considérable. Ces actifs peuvent également entraîner leurs propres frais de leasing et d’assurance, ce qui ne fait qu’augmenter la facture en cas de problème.

Les solutions de gestion de parc sont conçues pour éviter ces problématiques liées aux actifs, et leurs avantages sont particulièrement intéressants pour les PME ne disposant plus de locaux physiques. Une solution de gestion de parc matériels ou véhicules permet de suivre l’ensemble des actifs, parfois en utilisant la connectivité par capteurs de l’Internet des objets afin de créer une vue opérationnelle précise de l’ensemble du parc.

Si un appareil cesse de fonctionner ou s’il est perdu, ces informations sont immédiatement transmises à la plateforme centralisée. Parallèlement, la PME est en mesure de surveiller les principaux paramètres de performance de chaque équipement, ce qui lui permet d’anticiper les pannes et même d’effectuer une maintenance préventive, en corrigeant les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Grâce à la visibilité de tous leurs équipements en un seul endroit, les dirigeants de PME n’auront plus à s’inquiéter d’une éventuelle immobilisation ou du risque de perte d’un actif. Cela leur permettra de se concentrer sur des tâches plus productives et de faciliter la collaboration à partir des informations remontées, pour une prise de décision rapide et parfois salutaire pour l’entreprise.

Il ne s’agit pas, bien sûr, de minimiser le rôle des logiciels ERP. Ces derniers peuvent générer des bénéfices importants en rationalisant les performances des employés et en veillant à ce que les différentes fonctions de l’entreprise aillent dans la même direction. Toutefois, dans un contexte où les PME à travers toute l’Europe sont confrontées à des difficultés financières sans précédent (au Royaume-Uni, par exemple, plus de 40% des petites entreprises ont été contraintes de cesser temporairement leurs activités à la suite de la pandémie), les solutions de gestion des équipements et véhicules  peuvent vraiment aider ces entreprises à contrôler leurs frais généraux, à éviter de payer l’entretien des actifs fantômes et à anticiper les coûts inutiles liés aux pannes ou aux problèmes de non-conformité.

Envisager la gestion de parc d’équipements

Historiquement, les solutions EAM ont toujours été considérées comme une technologie applicable majoritairement aux industries lourdes. Mais à mesure que le marché évolue, la gestion d’actifs s’ouvre à d’autres secteurs à forte demande en « actifs légers », tels que l’hôtellerie, l’éducation ou le secteur du divertissement.

En outre, les secteurs où les processus métiers dépendent fortement des actifs – tels que la gestion des immeubles, les services sur le terrain (en particulier les entreprises fournissant un service d’entretien) ou encore la location d’équipements ou de véhicules – peuvent tous bénéficier de l’augmentation de la productivité, de l’amélioration des services à la clientèle et de la gestion financière plus intelligente qu’offre un gestion de parc global avec les modules utiles tels que le suivi des ordres de travaux ou la facturation client. Les PME de ces secteurs ont peut-être déjà eu recours à une solution ERP pour gérer leur productivité, mais les produits de gestion de parc de matériels et/ou véhicules peuvent leur apporter une solution encore plus performante.

Même si nous vivons dans un nouveau monde où règne la connectivité virtuelle, nos actifs physiques sont plus importants que jamais – et les contraintes du travail à distance rendront leur gestion encore plus complexe. Nous possédons déjà de nombreuses technologies nous permettant de rester en contact avec nos collègues, mais le suivi des équipements est un défi que de nombreuses entreprises doivent encore relever.

En investissant dans la gestion de leurs actifs les PME peuvent relever ce défi et disposer d’une fenêtre de tir pour s’adapter à la nouvelle réalité.

Concernant Bulbthings

L’application cloud Bulbthings offre aux PME la tranquillité d’esprit concernant toutes les problématiques liées à leurs équipements, petits matériels, véhicules ou immobilier, qu’elles soient utilisatrices ou fournisseurs de services. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Sources

https://workplaceinsight.net/half-of-sme-employees-say-working-from-home-negatively-affects-mental-health
https://financesonline.com/erp-statistics/#link7
http://www.oecd.org/coronavirus/policy-responses/coronavirus-covid-19-sme-policy-responses-04440101