Faire des économies pour sa PME grâce à la gestion de parc

Pour comprendre à quel point les PME ont souffert de l’épidémie de Covid-19, il suffit de lire le rapport de McKinsey, publié en octobre dernier. Selon cette étude, plus de 70% des petites et moyennes entreprises ont déclaré une baisse de leur chiffre d’affaires en raison de la pandémie, et plus de la moitié d’entre elles craignent de devoir fermer leurs portes d’ici 12 mois.

Si la situation semble aujourd’hui s’améliorer notamment grâce aux progrès réalisés par les programmes de vaccination dans de nombreux pays européens, les petites entreprises doivent encore faire face à un avenir qui risque d’être complexe. Non seulement la demande a diminué dans de nombreux secteurs, mais la grande majorité des entreprises a dû adopter le travail à distance, ce qui a souvent nécessité l’acquisition de technologies numériques et la formation des employés.

Dans un tel contexte, il est logique que de nombreuses PME cherchent par tous les moyens à réduire leurs coûts et réaliser des économies sans pour autant mettre en péril leurs performances ou leur capacité à répondre aux urgences engendrées par la pandémie. Nous allons expliquer dans cet article comment la gestion des actifs d’une entreprise (équipements, véhicules, immobilier etc.) peut être un atout précieux.

Les avantages de la gestion d’actifs et de flotte

De prime abord l’expression « gestion d’actifs », peut vous faire penser aux marchés financiers et aux investisseurs en costume sur mesure qui veillent sur les empires financiers de milliardaires. Mais la gestion des actifs d’entreprise (Enterprise Asset Management, ou EAM, en anglais) recouvre en fait des notions très différentes.

Cette gestion englobe la gestion de la flotte physique des équipements d’une entreprise, y compris les matériels ou véhicules répartis sur le terrain. Les solutions EAM actuelles, également connues sous le nom d’outils de “suivi de parc d’équipements ou véhicules” ou de “systèmes de gestion de la maintenance informatisée” (GMAO), permettent aux entreprises de contrôler leurs flotte à l’aide de plateformes SaaS basées sur le cloud, pouvant aussi recueillir en temps réel des données de tous ces équipements grâce à l’Internet des objets (IdO).

Le concept de la gestion d’actifs est d’abord apparu dans les secteurs à forte concentration d’actifs coûteux tels que l’énergie ou l’industrie, mais aujourd’hui, toutes les entreprises dépendant d’actifs physiques pour gérer leurs opérations et fournir des services peuvent en bénéficier. L’hôtellerie, la construction, l’immobilier, le secteur du divertissement, l’éducation… autant de secteurs présentant des cas d’utilisation évidents pour le suivi de matériels, outils, équipements ou véhicules d’entreprise.

La gestion de parc matériels et véhicules : les avantages

Les avantages des technologies de gestion de parc peuvent être résumés en trois points principaux.

1. Gains de productivité
   Dans de nombreuses PME, les collaborateurs doivent plus que jamais être multitâches alors qu’ils ne disposent pas toujours du temps nécessaire pour effectuer des tâches à valeur ajoutée. Les logiciels de gestion de parc permettent ainsi aux entreprises de travailler de manière plus concertée et de limiter au maximum les temps morts. Elle permet en particulier :
   • De fournir une visibilité immédiate de tous les actifs, rendant caduque les recherches chronophages.
   • D’éviter les interruptions de fonctionnement dues à des équipements non disponibles ou défectueux.
   • D’automatiser les flux de travail afin de réduire le temps consacré aux post-it rédigés à la main, aux e-mails et aux discussions entre deux portes et vite oubliées.
2. Réduction des coûts inutiles
   Compte tenu des nombreux frais généraux indispensables, les coûts non nécessaires sont devenus un luxe que plus aucune entreprise, à l’heure actuelle, ne peut se permettre. Les solutions de gestion de flotte permettent aux entreprises d’atteindre cet objectif en permettant la traçabilité des équipements dans l’entreprise ainsi que la connaissance de leur état, disponibilité, niveau d’utilisation ou encore de leur stade du cycle de vie. Grâce à ces informations, les entreprises peuvent :
   • Éviter les opérations de maintenance non programmées, dont le coût est estimé à environ 260 000 dollars par heure (oui, vous avez bien lu !).
   • Éviter les frais d’assurance et financiers pour des actifs « fictifs » que les sociétés n’utilisent ou ne possèdent plus.
   • S’assurer d’éviter de payer les réparations pouvant être prises en charge par la garantie.
   • Réduire de manière proactive les risques liés aux sanctions et aux coûts de non-conformité.
   • Se débarrasser des actifs avant que leur entretien ne devienne trop coûteux.
3. Fidélisation des clients En plus des avantages mentionnés ci-dessus en matière de réduction des coûts, les logiciels de gestion de flotte permettent aux entreprises de préserver, voire d’accroître, leurs revenus en offrant les fonctionnalités nécessaires pour un service client qui peuvent les différencier sur leur marché.Outre qu’elles garantissent la disponibilité et le fonctionnement de tous les équipements, de nombreuses solutions de gestion de parc proposent aux entreprises une plateforme leur permettant d’interagir avec leurs clients finaux (le fameux “portail client”). Grâce à ces logiciels, les clients peuvent solliciter des interventions ou de la maintenance sur les équipements, systèmes ou véhicules concernés, éliminant ainsi le besoin de communiquer par téléphone ou par e-mail. Dans un monde où le temps est compté, ce type de fonctionnalité s’inscrit parfaitement dans les tendances actuelles et constitue un atout majeur qui se traduira par de nouveaux contrats et des renouvellements.

Bulbthings va encore plus loin

Bulbthings s’inscrit parfaitement dans la lignée des innovations que nous avons abordées. Par exemple, nos clients peuvent permettre à leurs utilisateurs (internes ou externes à leur entreprise) de faire des demandes d’intervention en scannant simplement un QR code (ou autre type de tag) avec l’application mobile. La demande est attribuée automatiquement au bon technicien qui peut fournir des mises à jour en temps réel sur la résolution de la requête.

Mais ce n’est là qu’une des nombreuses fonctionnalités utiles de Bulbthings. Il s’agit d’une plateforme intelligente à 360° pour les PME, leur facilitant ainsi la gestion de l’ensemble de leurs tâches et de leurs activités en lien avec n’importe quel type d’actif physique, le tout en une seule application collaborative.

Les entreprises avaient auparavant besoin de solutions distinctes pour gérer les différents types d’actifs – petits articles, équipements, machines, véhicules ou l’immobilier. Bulbthings, en revanche, intègre tous ces éléments au sein d’une plateforme globale.

De plus, contrairement à beaucoup de solutions pour PME qui se concentrent principalement sur la simple gestion « opérationnelle » des équipements, Bulbthings inclut également toute la gestion financière car ces fonctionnalités peuvent générer des économies importantes dont les PME peuvent bénéficier. Par exemple :

• Estimation précise des coûts. Les PME fournissant des services intervenant sur des équipements ou de l’immobilier (entretien, dépannage, nettoyage etc.) peuvent désormais calculer automatiquement le temps et les ressources consacrés à chaque tâche. Grâce à ces informations, ils peuvent facturer plus précisément leurs clients et éviter des délais ou des erreurs de facturation.
• Contrôle budgétaire. Bulbthings permet aux utilisateurs d’importer des coûts liés aux actifs et de recevoir des alertes en cas de dépassement des seuils budgétaires.
• Contrôle et optimisation des contrats. Bulbthings permet de suivre ses contrats de financement afin de les renouveler dans les temps mais surtout de les optimiser selon l’utilisation réelle qui est faite des équipements ou véhicules. L’application vous alerte aussi lorsqu’une anomalie de facturation est détectée (ex: mauvais montant, facturation d’un équipement qui n’est plus en parc)
• Contrôle de la consommation de carburant/d’énergie. En analysant en détail la consommation énergétique de chaque type actif (carburant, électricité, eau etc.), les clients peuvent également détecter les anomalies de consommation, voire une utilisation frauduleuse.
• Suivi des comportements. Le recours à la télématique et autres capteurs de l’IdO permet aux utilisateurs de connaître le comportement du conducteur d’un véhicule ou machine, qui peuvent parfois engendrer des coûts inutiles pour l’entreprise (ex : usure prématurée de l’équipement, accidents).

Si la crise liée au Coronavirus semble (heureusement) se résorber doucement, le retour à la normale ne se fera pas sans heurts. Les PME qui seront les premières à sauter le pas vers la numérisation et l’automatisation, et qui trouveront des moyens de valoriser les équipements qu’elles possèdent déjà, seront les mieux positionnées dans cette nouvelle réalité. Des applications de gestion de parc d’équipements conviviales, collaboratives et complètes, telles que Bulbthings, leur donneront un avantage non négligeable.